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過去の返信メールから個人情報を伏せて生成AIに渡し、質問と答えの形に整理させ、最後に人が内容を確認すれば、回答集は短時間で作れます。
中小企業のAI導入率は20.4%（有効回答1,647社）
出典：独立行政法人中小企業基盤整備機構「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」(2026年3月)
なぜ年末は同じ返信が増えるのか
年末は営業日や休業日の確認、納期や在庫の問い合わせが重なります。内容はほぼ同じでも、その都度ゼロから書くと、返信だけで一日が終わることがあります。
全国の中小企業でAIを導入済みなのは20.4%です(中小機構の2026年調査)。まだ多くの会社が手作業で対応しており、回答集づくりは小さく始めやすい業務の一つです。
- 営業日・休業日の確認
- 納期や在庫の確認
- 料金や支払い方法の質問
- 訪問・来店の予約変更
生成AIで回答集を作る手順
手順は難しくありません。大事なのは、AIに渡す前の準備と、出来上がった後の確認です。
- 過去の返信メールを集め、氏名・電話番号・住所などを伏せる
- 生成AIに「よくある質問と答えに整理して」と依頼する
- 出てきた質問を重複ごとにまとめ、答えを自社の言葉に直す
- 金額・日付・条件は、必ず人が元の資料と照らして確認する
- 社内で共有し、新しい問い合わせが来たら1つずつ追記する
安全に使うための線引き
顧客の個人情報や取引条件は、AIに渡さないことを基本にします。迷うときは、伏せ字にするか、渡さずに自分で書くほうを選んでください。
| 情報の種類 | AIに渡してよいか | 対応 |
|---|---|---|
| 質問の文面（個人名なし） | 渡してよい | そのまま使う |
| 氏名・電話番号・住所 | 渡さない | 伏せ字にする |
| 金額・納期などの条件 | 渡す前に確認 | 出力後も人が照合する |
| 契約書・見積書の中身 | 渡さない | 自分で書く |
よくある質問
回答集づくりに、有料のAIサービスは必要ですか？
必須ではありません。まずは普段使っている生成AIで試し、業務で使う場合は、入力内容が学習に使われない設定かどうかを確認してから広げるのが安全です。
AIが作った答えをそのまま顧客に送ってもよいですか？
そのまま送るのはおすすめしません。金額や日付、条件の誤りは信用に直結するため、送る前に人が必ず確認してください。
どれくらいの量の過去メールがあれば作れますか？
数通あれば下書きは作れます。最初は、実際によく来る問い合わせ上位の数種類だけに絞り、使いながら増やすのが続けやすいです。
出典
- 独立行政法人中小企業基盤整備機構「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」(2026年3月)（2026-08-04確認）
この記事について
この記事は、埼玉県春日部市でAI・DX導入支援を行う合同会社アイデアルが公開しています。掲載した数値は上記の一次資料で確認したものです。記事の草稿は当社のAIが作成しています。
